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互動社區財會會計實帳中小企業內部控制的策略要領
中小企業內部控制的策略要領
時間:2019/9/24 14:22:26
   我國的中小企業已經成為支撐經濟增長、吸收就業人口、維護經濟和社會穩定的重要力量,其作用和地位隨著國有經濟戰略性調整而日益突出。但是,中小企業的內控管理不容樂觀。大量的管理實踐證明:得控則強、失控則弱、無控則亂,因而內部控制成為衡量現代企業管理的重要標志。中小企業應從實際出發,按照企業管理系統要求,實事求是地建立自我調整、檢查和制約的內控體系,并形成一個健全完整、運行靈活的控制網絡系統。這既是企業組織管理的客觀要求,也是中小企業生產經營順利運行和發展的根本保證。
    內部控制是一個有機的系統,包括控制環境、控制目標、控制技術三方面的內容。因而,中小企業要加強內部控制,需要結合自身特點,可考慮從以下三個方面著手,優化控制環境,明確控制目標,改善控制技術,并在管理實踐中不斷完善內部控制系統,提高內部控制的效果。
    1、優化控制環境
    一個企業的內部控制不可能在真空中進行設計、執行和評價,它必然受到組織結構、職工的勝任能力及忠誠度、分權與責任表達、預算與財務報告、組織牽制與制衡等多種因素的影響。控制環境是對控制程序和控制技術的選擇及其有效性有著重要影響的各種因素的總和,包括外部環境和內部環境兩大類,但外部環境超出了企業的控制能力,因而不能作為內部控制系統的組成部分。內部環境主要包括三方面的因素:
    ①企業管理層對內部控制的重視程度。他們是否強調和宣傳內部控制的性質與重要性,是否認真組織和內部控制制度的設計工作,是否以身作則嚴格遵守控制制度的規定,是否采用了相應的管理政策與措施來保證制度的認真執行及科學評價等。
    ②制度執行者的態度與素質。執行內部控制的企業中層管理人員和企業廣大員工是否充分認識內部控制的重要性、各自工作崗位的重要性及對整個控制與管理的意義;各崗位、各環節的執行者,有無勝任本職工作的專業知識和專業技能,有無較強的工作責任心與誠實的態度。
    ③與企業性質及規模相適應的管理宗旨、經營方式、組織機構、企業文化、外界協調策略等,它們相互聯系、相互制約、缺一不可。
    因此,優化控制環境,首要的是企業的管理者重視起來。中小企業的發展歷史比較短暫,許多企業所有者(他們同時也是企業的主要管理者)得益于短缺經濟、寬松政策和優惠的投資環境,企業地成長起來,其效益主要是依靠政策、市場等外部環境獲得的,但他們管理企業的能力并沒有同步增長,還比較缺少苦煉內功的經歷。隨著市場經濟的深入發展、加入WTO后形成的開放式經濟格局的逐步形成,中小企業在用活政策、抓住機遇的同時,也要十分注意加強內部控制,提高經營效率,從管理要效益。
    其次,要培育遵守制度的企業文化。現代社會是法治社會,現代企業也要成為"法治企業".無論企業的董事長、總經理,還是基層的企業員工,都應當對企業的規章制度嚴格遵守,以制度為標準檢驗經營管理的對錯和效果,發揮其保護、監督、制衡的作用。
    再次,要在企業內部形成勤于學習、善于學習的氛圍,努力建設"學習型"企業。實際而論,許多中小企業的管理尚處于原始階段,離現代企業的科學管理還有相當差距,應該拋棄個人經驗主義的一些東西,以謙虛的態度,從大型企業、先進同行那里學習管理中的好制度、好方法。
    同時,還要善于從書本上學習現代企業管理的知識和方法,敏于觀察、勤于思考,總結和制訂適合自身管理和發展的內控制度。
    2、明確控制目標
    內部控制目標是內部控制所要實現的目的或收到的效果。目標的主要功能,一是提供一個中心點,來分配組織資源和擬訂作業計劃;二是提供一個尺度,作為評價進度與績效的指標。企業內部控制的目標與其經營目標緊密相關,企業經營目標一般包括:提供良好的產品與服務,超越競爭對手,為員工提供合理的待遇,維持正常的發展,維持合理的投資報酬,重視社會整體利益等。內部控制的目標雖然有多種提法,但主要有維護資產安全、完整及有效使用,保證各種管理信息的存在、可靠與及時提供,盡量減少不必要的成本、費用以求盈利,保證下放的各種職責得到圓滿履行,提高各項作業的效益或效率,預防或查明錯誤和弊端,為管理政策的制訂尋找依據和履行各種法律義務。
    要實現上述內部控制目標,應確定單位內部每一管理階層所應達到的具體目標,進行目標分解;內部各階層應協調合作才能達到預定目標,因此有必要在各部門之間有效地分配資源;將各作業目標與作業計劃傳達給有關負責人,使其了解本部門的工作職責;誘導各部門主管盡可能以精簡、有效的方法下屬;維持各部門的平衡,促進整體活動的協調;準確而適時地表揚績效卓越的下屬,或批評績效不佳的下屬,并幫助其找出原因及解決辦法。
    明確控制目標,前提是科學地制定目標。依據企業戰略目標制訂公司年度計劃,并將其細分至相關部門,確定產品(技術)、銷售、生產、成本、工資、費用、利潤、資金等各項部門子計劃,各部門再據以制定更詳細的目標,如銷售分解至片區落實到業務員、成本分解至生產工序落實到班組、費用包干至部門落實到項目等等。有了控制目標,企業的一切工作才能有的放矢。而更重要的,是必須在計劃的執行過程中強化控制目標的剛性。企業的生產經營總是處于動態之中,實際的運行會與計劃有所偏差。一般來說,計劃的制訂者會根據以往經驗和預測因素考慮一些彈性,使制訂的計劃在執行過程中更符合實際和切實可行。當實際工作沒有達到計劃目標時,不能輕易容忍差距,而應認真分析執行過程,尋找原因。這樣堅持下去,一方面可以督促企業全體人員施展才干、各負其責,為完成總體計劃盡大努力;另一方面也可以促進制訂的控制目標更趨科學。
    3、改善控制技術
    內部控制技術是實現控制目標的手段,包括特定的政策、計劃、標準、人員以及組織與方法。中小企業為更好地實現其內部控制目標,可以從以下四個方面改善控制技術:
    ①建立健全與業務規模相適應的組織機構。企業要有效地從事各項業務活動,必須設置相應的組織機構,行使管理與控制的職能。中小企業在設置組織機構時,首先要根據自身特點,按照不同的管理幅度劃分不同的管理層次,設計不同的組織機構,不能面面俱到求得職能部門齊全,也不能因陋就簡使得關鍵職能缺失,而應充分注意部門之間職能的科學劃分,做到簡單、高效、協調,確保控制目標的實現。要根據責、權、利相結合的原則,明確規定各職能機構的權限與責任,根據各職能機構的經營任務與特點劃分崗位系列,確定需要的崗位,根據崗位的需要選擇合適的人才。要規定各層次主管人員不僅要履行自己的職責,而且要對其下屬進行有效的監督和檢查,保證各層次目標的實現。組織結構要有利于上下級信息的溝通,避免機構重復,以小費用取得大效果。
    ②根據崗位選擇合格的人才,不斷培養適合自身的人才。人力資源是企業的資源,企業設置的各個崗位,必須要有能履行其職責的人來勝任。造成中小企業的各種問題的因素中,歸根結底是人才因素。目前,中小企業中關鍵崗位的人才還主要依靠外聘,要善于挑選能力突出、經驗豐富、具有職業精神的高端人才為己所用,充分發揮其才智。此外,要著手培養自己的人才,逐步建立適合自身特點的員工培訓體系,加強職業道德教育和技能技術教育,促進本企業各類人才的成長。
    ③控制措施有效、到位。要以法律、法規及財經紀律為準繩,對企業的經濟活動和其他管理活動進行組織、調節和制約,以利于對違法亂紀行為進行揭露和糾正。要采取有效措施,保證各項管理信息的可靠性,如采取職責劃分、審查與核對等措施。為保護財產的完整和安全,要采取限制接近、雙重保護、突擊檢查與核對、盤點等措施。要建立成文的方針和職務說明,保證控制的制度化、規范化與科學化。
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