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互動社區財會會計職稱中小企業財務管理信息化的通病
中小企業財務管理信息化的通病
時間:2019/9/24 14:15:28
   1、 數據沒有共享。
    這是大部分企業的通病。他們以為,財務管理信息化,就是財務部門的事情。其他部門需要什么數據,就像財務部門要好了。其實,這么做非常的不合理。就像上面所說的,若沒有其他部門的用戶去監督財務部門,則財務管理系統中的數據不能保證及時更新,雖然月底出的報表時正確的,但是,在平時查詢數據時,就可能存在誤差。
    其次,就是其他部門人員每次需要數據的時候,都需要向財務部門要。這無論是誰,都會厭煩。如銷售人員,若能夠實現數據共享的話,可以每個星期一,導出一張應收帳款余額表,作為本周自己工作的依據。但是,若銷售人員不能自給導報表的話,那結果是,很可能銷售人員只能一個月拿到一張報表了,在這一個月中,只能靠自己手工記錄。可見,如此無論是工作效率,還是信息準確性上面,都值得商榷。
    2、 數據與其他部門連接不好。
    現在大部分企業,特別是中小企業,都只是上了一個財務管理系統,而沒有上ERP系統。光上財務管理系統就有這么一個缺陷,就是財務管理系統的數據來源,都要靠手工輸入。而這個手工輸入的工作,效率不高,準確率也不是很理想。而且,然后查詢起來也是一個問題。
    就如同上面所說的,在生產企業中,單據比較多,有些要專門有一個人員來輸入這些單據,這可以說是勞命傷財的事情。其實,企業也不是一定要這么做。企業此時只需要花一點小錢,讓技術人員開發一個導入工具,如此,只要其他部門按照固定的格式整理好數據的話,即每天提供一份報表的話,則財務人員的工作要輕松很多。并且,如此還可以保證數據的質量,何樂而不為呢?而且,開發一個導入工具的成本也不是很高,千把塊錢就可以搞定的事情。
    以上這些是自認為財務管理信息化已經做的非常好的企業,仍然存在的一些通病。若大家遇到這些問題,那現在去改進,必然可以使得企業財務管理信息化更上一層樓。有時候,一些細小的改進,就可以使得信息化水平前進一大步。
    中小企業財務管理信息化的通病
    人情要講究禮尚往來,財務信息化也是如此,要講究禮尚往來。這句話何解呢?我們先來看一下,現在大部分企業財務信息化的局限性。
    很多企業在搞財務信息化時,都只局限在財務一個部門。其實,這是非常不好的。偉人說過,的權力,的腐敗。而現在就財務部門在用財務管理軟件,其他部門都沒有直接用到其系統中的數據,這導致的結果就是,財務管理軟件在財務部門用的好不好,只有財務部門自己清楚。有些帳務出錯了,也沒有人去監督;有些帳目應該日事日畢,但是,他們沒有及時登帳,可是,沒有人去稽核,他們也就相安無事。
    所以,我認為,財務管理信息化要作的好,必須實現"禮尚往來".即,其他部門如采購、生產、銷售等要把當天發生的費用及時匯報給財務,而財務部門也要及時在系統中錄入單據,然后把查詢的權限交給其他部門,讓他們可以實時查詢相關信息。
    財務現實場景一:
    某個銷售員,想要知道到現在為止,自己負責客戶的應收未收明細及未開發票明細。怎么辦呢?就去向財務要。然后,財務人員在系統中把報表拉出來,給這個銷售員。如此,一個月一次,還可以。雙方都不覺得煩,但是,若一個星期一次,那可能財務人員或者銷售人員都不會干了。
    解決方法:
    我有時候,去一些企業考察的時候,都覺得非常的奇怪。為什么他們不把這些查詢的權限下放給具體的業務員呢?如此,銷售人員就能夠實時的查詢相關信息,這對應收帳款的催繳等等,都是非常有幫助的。當我問及這個問題時,他們有的說沒有想到。這個答案這是讓人哭笑不得。
    所以,我建議那些只上了財務管理系統(沒有上ERP系統,ERP系統一般都可以實現這個功能),把一些應收未收、應開票未開票的報表查詢權限下放給各個業務員。如此,有兩個好處,一是銷售人員可以及時查到這些信息,方便他們的工作;二是對于財務部門也是一個監督,督促他們及時把業務信息輸入到ERP系統。
    財務現實場景二:
    月底,銷售經理要對業務員進行考核,需要這個月每個銷售人員收回了多少款項,還有多少款項沒收,有多少逾期了,等等。此時,財務人員就會從他們的財務管理系統中,導出一些報表,稍加修飾整理后,然后發給銷售經理。也就是說,銷售經理一般只有到月底或者年底才能知道這些情況。這對銷售經理及時掌握銷售員的動態是不利的。
    解決方法:
    為什么要實現管理信息化呢?其中有一個重要的目的就是實現數據共享。而現在相關信息都集聚在財務一個部門,財務部門更是滴水不漏。他們部門不敢把查詢的權限下放給其他部門,有一個重要的原因,就是財務不敢下放。為什么呢,因為若把這些權限下放給其他部門,就意味著他們業務信息的處理必須非常及時,今天發生的業務必須今天就在系統中處理完畢。但是,很多財務人員不能做到這一點。他們有時候忙的話,會推遲個兩三天才在系統中做帳。反正沒有其他部門人員來查詢系統,只要他們當事人知道怎么回事情就好了。真是由于這種心態,所以,財務管理系統的數據不能夠保證及時更新。
    所以,我認為,無論是為了管理層的方便,還是為了提高財務管理系統的及時性,都有必要把一些報表的查詢權限,下放給其他部門的員工。
    財務現實場景三:
    每到月底,就是財務部門忙的時候,要忙著登帳、作帳。要把倉庫部門拿過來的一張張入庫單信息一一輸入系統,作為做憑證的依據。出貨單也是如此。這些半手工的處理方式,大大降低了財務關系信息化的效果。
    解決方法:
    用過ERP系統的人都知道,財務管理系統可以跟其他部門的模塊緊密結合,如出貨單、入庫單的相關信息都不用手工輸入。那若企業沒有上ERP系統,只是上了個財務管理系統,難道就要手工的一張張輸入了嗎?其實不然。
    以前我集團的一個子公司就是如此操作。我每次去看的時候,他們好像都很忙,還有專門的人員在那邊輸單據,因為是制造企業,所以這些單據特別多。我看了就很懊惱,他們雖然個個都很忙,有時候甚至連吃飯都顧不上。但是,忙的沒有效率、沒有成果。
    后來,我就叫集團的一個懂數據庫的人,開發了一個成批導入工具。有了這個工具,倉庫部門只需要按照固定的格式,把當日的出貨信息、收貨信息整理成一張EXCEL表格,然后,財務人員一按鼠標,就可以把相關信息導入到財務管理系統的數據庫中。如此,財務人員就不用一張張的輸單據了。大大提高了工作效率。
    綜上所述,我覺得現在財務部門的信息化,主要存在兩個問題。
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